Équipe virtuelle : 4 conseils pour manager à distance

Malgré l’essor des équipes virtuelles , de nombreuses interrogations restent sans réponse.

Des interrogations auxquelles nous devons nous efforcer de répondre, si nous voulons profiter pleinement des équipes virtuelles. Cet article explore la meilleure façon de motiver, d'engager et de créer une équipe virtuelle performante.

Janki Kanabar, Graduate Consultant for talent management company Cubiks UK

Janki Kanabar

Consultante Junior – Cubiks UK

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“Virtual teams are here, and they are here to stay.”— Bell and Kozlowski (2002)


Sans surprise, près de deux décennies plus tard, une enquête mondiale réalisée en 2018 a révélé que 89 % de ses répondants travaillaient dans une équipe virtuelle qui était au moins légèrement (32 %) ou extrêmement (56 %) essentielle à leur rôle. Alors que les entreprises s'engagent dans la mondialisation et la numérisation, la collaboration à distance devient de plus en plus courante. Les équipes virtuelles semblent profiter à tout le monde : les employés bénéficient d'une certaine flexibilité et les employeurs peuvent profiter des connaissances d'experts à travers le monde entier.
Malgré l’essor des équipes virtuelles, de nombreuses interrogations restent sans réponse.
Des interrogations auxquelles nous devons nous efforcer de répondre, si nous voulons profiter pleinement des équipes virtuelles. Cet article explore la meilleure façon de motiver, d'engager et de créer une équipe virtuelle performante.

 

Qu’est-ce qu’une équipe virtuelle ?

Avant tout, nous devons définir ce que sont les "équipes virtuelles". S'agit-il d'équipes qui sont uniquement virtuelles et qui n'ont jamais eu d'interaction en face à face ? Ou bien s'agit-il d'équipes qui utilisent parfois des plateformes numériques pour interagir lorsqu'elles travaillent à distance ? En réalité, les chercheurs n'ont pas encore réussi à se mettre d’accord sur une définition complète des " équipes virtuelles ", mais la plupart des définitions partagent trois caractéristiques clés :

  1. Une équipe virtuelle est une équipe fonctionnelle - les collaborateurs impliqués sont interdépendants et partagent la responsabilité mutuelle de l’atteinte de l’objectif commun.
  2. Les individus impliqués sont dispersés.
  3. Les équipes virtuelles s'appuient sur la technologie pour communiquer et collaborer. Il est important de noter que ces équipes se situent sur un continuum qui définit leur niveau de " virtualité " (de l'absence d'outils virtuels à l'utilisation exclusive d'outils virtuels pour la communication).
     

Ces caractéristiques aident à encadrer la notion d’équipe virtuelle, mais il est clair qu'à mesure que ces équipes deviennent la norme, nous devons comprendre comment intégrer la composante virtuelle au travail d'équipe.

 

Comment manager des équipes virtuelles ?

Une récente enquête internationale a révélé que 96% des managers d'équipe pensent être efficaces en management d’équipes virtuelles internationales alors que seulement 58% des membres de ces équipes estiment être managés efficacement. C’est inquiétant.


Pour maximiser la performance des équipes virtuelles et bénéficier des avantages qu'elles peuvent apporter, comme le partage des connaissances, il faut les manager efficacement. Les managers doivent développer une agilité numérique pour impulser le travail d'équipe, suivre virtuellement les performances et identifier comment les forces des individus peuvent se compléter au sein de leurs équipes.


Les leaders doivent également apprendre à répondre de façon virtuelle au besoin psychologique inné d'interaction sociale, ce qui n'est pas toujours évident. Il est naturellement plus difficile pour une équipe virtuelle de créer des relations et de la confiance, mais les managers peuvent agir sur le bon fonctionnement de l’équipe :
 

Les managers doivent développer l’agilité numérique pour guider le travail d'équipe, suivre virtuellement les performances et identifier comment les forces des individus peuvent se compléter au sein de leur équipe.

1.    Recrutez les bonnes personnes

Pendant le process de recrutement, prenez le temps de comprendre comment la personne préfère travailler. Il peut y avoir des personnes plus adaptées au travail à distance que d'autres et en explorant cela avant de les recruter, vous pouvez réduire le turnover et maximiser la productivité dès le début, mais surtout, vous pouvez vous assurer que votre équipe est engagée et heureuse. L'utilisation de questionnaires de personnalité  pour explorer des facteurs tels que le besoin de travailler en collaboration étroite avec d'autres personnes, d'appartenir à un groupe et d'autres besoins et préférences spécifiques à un poste peut être un moyen efficace de comprendre dans quelle mesure les candidats sont adaptés au travail en équipe à distance.

2.    Rencontrez votre équipe en personne

Je sais que cela défie le concept d'équipe virtuelle et que ce n'est peut-être pas possible pour toutes les entreprises pour cause de budget, mais si c'est possible, une rencontre en personne peut aider les relations à se développer. Même si ce n'est que deux fois par an, voir les autres membres de l'équipe en personne peut renforcer l'importance du rôle d'un individu au sein d'une équipe. Établir les responsabilités de chacun peut également accroître la motivation et la productivité au sein de votre équipe, car les gens seront moins enclins à laisser tomber les collègues qu'ils ont rencontrés en personne, contrairement à ceux qui ne sont qu'une " voix " par email ou sur Skype.

3.    Gérez les attentes 

Il est important d'être clair sur le fait que travailler en équipe virtuelle est différent de travailler avec des personnes en chair et en os. Assurez-vous de définir clairement les rôles et de partager une vision et une stratégie d'équipe. Des études estiment que plus de la moitié des équipes virtuelles ne parviendront pas à atteindre leurs objectifs stratégiques ou opérationnels en raison de l'incapacité d'un manager à diriger un effectif éparpillé.

4.   N'oubliez pas de garder vos biais sous contrôle !

Les différences individuelles et culturelles sont inévitables dans une équipe internationale, elles doivent être gérées efficacement pour minimiser les malentendus. Il est important que les managers reconnaissent qu'ils sont éloignés du contexte local de leurs collaborateurs. Cette distance, et donc le manque de connaissance locale, pourrait naturellement conduire les managers à surestimer le rôle de la personnalité du collaborateur par rapport au contexte. Par conséquent, les managers peuvent être distraits et ne pas identifier la cause profonde des problèmes et cela peut les empêcher de modifier les pratiques pour ainsi éviter que la situation ne se reproduise. Pour gérer cet état de fait, il suffit de prendre conscience de vos biais et de vous assurer que vous remettez en question vos idées reçues. De plus, cherchez toujours des éléments de contexte pour vous permettre d'avoir une image complète de la situation.

Quelle est la prochaine étape ?

Malgré les challenges, il est évident que les équipes virtuelles sont bien ancrées, elles pourraient même devenir encore plus populaires. Et pour cause, les équipes virtuelles permettent aux entreprises de capitaliser sur les connaissances, les compétences et les capacités de leurs employés partout dans le monde. Cet article a mentionné certaines manières d’aborder de potentiels problèmes . Il est important de se rappeler que chaque équipe virtuelle est différente et qu'elle a ses propres forces et axes de développement, et donc ses propres défis et  possibilités de développement.
En tant que manager, il est crucial d'être juste, honnête et curieux à propos des membres de votre équipe. Ces qualités sont essentielles pour gérer les besoins des membres de l'équipe virtuelle, qui doivent être entendus tout comme ceux d’une équipe non virtuelle.

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